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定款の作成と認証／株式会社の設立
定款とは、会社の目的や組織、業務など会社が守るべき基本ルールを定めたもので、「会社の憲法」と呼ばれることもあります。どんな形態の会社でも、この「定款」は作成する必要がありますので、会社設立の最重要書類です。株式会社では、定款自治(法律に縛られることなく、会や内部の運営ルールを独自に決められること)がかなり広く認められていますが、法律の範囲内での“決め事”は多いです。会社法の規定をしっかりと踏まえたうえで、慎重の上にも慎重を重ねて、しっかりとした定款作成するようにしてください。
定款作成の注意事項
1.絶対的記載事項
定款に必ず記載しなければならない事項が、「絶対的記載事項」です。
これが記載されていない定款は、登記申請を受け付けてもらえません。
・事業目的
・商号
・本店所在地
・発起人の氏名及び住所
・設立に際して出資される財産及びその最低額
2.相対的記載事項
必ず記載しなければならないものではないですが、記載しなければ効力が発生しないものが「相対的記載事項」です。合同会社は定款自治が広く認められていますが、定款自治のメリットを最大限に生かすためには、この「相対的記載事項」をしっかりと作りこむ必要があります。
例としては、
・現物出資
出資の際に行う現金以外の出資。新会社法の施行により、以前よりも現物出資がしやすく
なっており、手持ちの財産を利用して資本金の金額を増やすために利用されることもあります。
・株式譲渡制限
株式を非公開とする場合は、あわせて株式の譲渡についても制限を設けておく必要があります。
ここで、株式譲渡制限を設けない場合は「公開会社」とみなされ、機関設計等の自由度が
減ずる恐れがあります。
・役員(監査役も含む)の任期の伸長
役員等に任期は原則として、取締役2年、監査役4年ですが、定款で定めることでそれぞれ
最長10年まで伸長できます。ここで記載しなければ、原則どおりの取扱となります。
3.任意的記載事項
定款に記載してもしなくてもいい事項が「任意的記載事項」です。
法律による縛りなどは特にありませんが、「決算期(事業年度)」や「株主総会の開催時期」、「役員の人数」、「公告の方法」などを盛り込むのが一般的です。
定款の承認
定款は、ただ作っただけでは何の効力も持ちません。定款を“生きた”書類にするためには、公証役場で「認証」を受ける必要があります。認証を受ける公証役場は、会社の本店所在地を管轄する法務局（または地方法務局の管轄内の公証役場であれば、どこの公証役場でも構いませんが、利便性などを考えると登記する法務局から近い公証役場が適当でしょう。
定款認証時に必要なもの
原則的には発起人全員で公証役場に出向きますが、できない場合は代理人を立てることになります。その場合は、公証役場に出向けない発起人から委任状を取ることになります。
・定款 3通
・発起人全員の印鑑証明書 各1通
・公証役場に出向く人の実印
・収入印紙 40,000円分(電子定款を利用した場合は不要)
・定款認証料＋謄本交付料 約52,000円
定款認証の事前準備
定款認証を受けたい旨を公証役場に連絡し、許可をもらってから公証人宛に定款の原案をファックスで送ります。
公証人の忙しさにもよりますが、原案チェックの上、修正点などがあれば知らせてくれます。
公証役場にもよりますが、たいていの場合事前連絡なしでも公証役場に行って「定款認証を願いします」と言えば受け付けてくれます。
しかし、スピーディに済ませたい場合や、何かあったときのために、事前連絡の上、公証人による事前チェックを受けることをオススメします。
電子定款認証について
電子定款認証とは、定款を電磁的記録として保存し認証を受ける方法です。
紙ベースなら収入印紙の貼付が必要になりますが、電磁的記録(いわゆるデータ)の場合は法的に「文書」とはみなされませんので印紙の貼付の必要がなくなり印紙代は不要になります。ただ単に定款をフロッピーに保存するだけではなく、電子署名などの繁雑な手続が必要ですし、この方法を取るためには、だいたい7〜10万円ぐらいの設備投資が必要になりますので、一般の方がやろうとすると逆にお金がかかってしまいます。
営業時間外・土日祝のご相談予約も受付けております。
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